報告が苦手でも大丈夫｜入力ガイドで報告スキルを平準化し、本当に伸ばすべき力へ
日報でも、週報でも、口頭の報告でも——上司が確認したいことは、実はだいたい同じです。「どこで誰に会ったのか」「相手の反応は」「次に何をするのか」。分かっているのに、報告する側はついつい抜け落ちてしまう。受け取る側も、毎回同じことを聞き直してしまう。この記事では、AI ことレポの「報告書入力画面」に込めた、その繰り返しをなくすための考え方をお話しします。
「同じことを確認する」を、入力ガイドが先回りする
新規作成画面には「入力ガイド」があります。AIが職業・職種に合わせて、その仕事で押さえるべき項目を自動的に提案します。たとえば営業なら訪問先・目的・反応・次回アクション、というように。
さらに大切なのは、上司であるあなたが確認したい項目を、自由に追加・変更できることです。不要な項目は外せます。つまり、あなたのチームの「いつも聞くこと」を、最初からガイドに組み込んでおけるのです。報告する前から、何を答えればいいかが見えている。これだけで、抜け漏れと聞き直しはぐっと減ります。
部下は、自分のやりやすい方法で報告すればいい
部下は、その入力ガイドを見ながら報告するだけです。方法は自由です。アプリに向かって話しかけてもいいし、キーボードで打ってもいい。打ち合わせでメモしたノートを写真に撮るだけでもかまいません。
上司が決めたテンプレートに、そつなく沿った報告が自然と上がってくる。同じことを繰り返して、お互いに無駄にしていたかもしれない時間を、取り戻しましょう。
繰り返すうちに、部下は「ヒアリングの達人」になる
これを毎日繰り返すと、面白いことが起きます。上司が必要としている項目を意識しながらお客様と向き合うようになるので、部下は勝手に成長していくのです。「次回アクションを聞き忘れない」「相手の課題を引き出す」——こうした力が、報告のたびに磨かれていきます。やがて、お客様とのコミュニケーションに必要なヒアリングの達人になっていく。上司が必要としている項目は、アプリがずっとサポートし続けます。
報告力は、その人の能力のほんの一部
ここで、立ち止まって考えてみたいことがあります。部下の能力は、報告力だけではないはずです。
報告書を書くのは苦手でも、対人スキルがずば抜けて高い人がいます。数字に強い人、現場の信頼を勝ち取るのがうまい人。それぞれに長所があります。私たちのチームにも、報告書づくりとはまったく別のところに、良いところがたくさんあります。
それなのに「報告書がうまく書けない」という一点で評価が下がってしまうのは、もったいない。だったら、報告書を作成するスキルは、このアプリを使って全員フラットな状態にしませんか。誰が書いても、必要な項目がきちんと揃う。その土台を機械に任せてしまえばいいのです。
省力化・平準化できることは、システムに任せる
本当に伸ばすべきスキルに時間とエネルギーを注ぐために、省力化・平準化できるところはアプリでシステム化する。報告書づくりは、その最たるものです。誰がやっても同じ品質になる作業を、人の差で消耗するのはやめましょう。
完璧を目指す必要はありません。まずは、できるところからやってみませんか。入力ガイドを一度設定して、明日の報告から「話すだけ」に変えてみる。それだけで、チームの時間の使い方は少しずつ変わっていきます。